ANEXO 4:
ELEMENTOS PARA ELABORAR EL MANUAL DE FUNCIONES
(PROPUESTA PARA LAS COMISIONES)
El manual de funciones define: La identidad de la comisión, quiénes la integran y qué van a hacer en esa comisión. El manual de cada comisión habrá de tener 3 elementos:
IDENTIDAD (de la comisión). Autoridad (si es consultiva, ejecutiva o deliberativa), Vocalías (habrá campos de la pastoral muy ricos en material para definir su identidad, y habrá otros que aún no se tiene clara su identidad. Las vocalías pueden ser una manera de definir una comisión).
INTEGRANTES: Normalmente hemos seguido el criterio de la territorialidad, por ejemplo, un comisionado toma un representante de cada decanato. Pero hay otro criterio: El de las personas, independientemente de a cuál decanato pertenezcan. Hay comisiones que están muy fortalecidas no por los decanatos, sino por las personas que han ido involucrando, por ejemplo pastoral vocacional. En un siguiente momento se pasará una hoja para sugerirle al Sr. Obispo candidatos para las comisiones y para las vocalías. Ello para cambiar la mentalidad de que para formar las comisiones se evite pedir representantes de cada decanato. Además sirve para enriquecerlas con personas que pueden apoyar y aportar mucho por su experiencia, preparación o estudios en cierta línea pastoral. Así el comisionado ve las personas que le sugieren. Pero ya se quedó que para lo único que se requerirá representante territorial es para las comisiones, no para las vocalías. Para no caer a que cada encargado pida un representante decanal.
FUNCIONES. Tomar en cuenta a nivel de directivos: Qué hace el asesor, el secretario, los demás integrantes, hacer su organigrama. Es posible que en algunos campos ya esté muy aventajado esto, pero en otros hay que irlo formando. Entre todos vamos a decir lo que le toca hacer a cada comisión. Si no hay algo definido, pongamos lo que quisiéramos que hiciera cierta comisión. Por ejemplo, la pastoral de servidores públicos. Qué se quiere que sea y que haga esa pastoral. Ya se tiene la experiencia de los planes anteriores; ver lo que ha funcionado y lo que se deba cambiar. También las funciones de las vocalías puede ser otra veta de donde podremos especificar más concretamente las funciones de la comisión. Por ejemplo, dónde se va a colocar pastoral vocacional. Si no hay un documento que diga dónde se coloca, ver dónde se puede ubicar (como seminario, como parte de sacerdotes) o en colaboración con quién se trabajará.
FUNCIONES GENERALES
1. Es función de todas las comisiones: Analizar la realidad. Es función permanente. Ofrecer iluminación sobre el ser y quehacer de esa comisión y sus respectivas vocalías. Programar y evaluar anualmente sus actividades.
2. El vicario de área dirige, asesore, motiva y coordina el trabajo de las comisiones correspondientes. Es miembro nato del equipo diocesano de pastoral, del consejo diocesano de pastoral y del consejo presbiteral. Puede ser uno de los asesores de estas comisiones o uno distinto de los que componen el área. Respecto al vicario, se propone, pero el Obispo nombra. Acerca del representante decanal, si los vocales de una comisión pertenecen a un decanato, ya es el representante decanal. Cada comisionado debe tener un trabajo de base, para no multiplicar más personas.
3. Las comisiones se integran con un asesor diocesano, sacerdote, religioso(a) y/o laico, y un representante decanal. El asesor (comisionado) es miembro nato del consejo diocesano de pastoral. Hay comisiones en las que hay asesor sacerdote y además laico. No necesariamente las áreas se componen de tres. Siempre ha sido un sacerdote. Ahora se dice que puede ser sacerdote, religioso(a) o laico. No que tenga que ser, pero sí se deja abierta la posibilidad. En cada comisión se va a discernir si va a ser laico o no. El consejo presbiteral es de sacerdotes. Si un laico asesora otras comisiones, ahí el vicario sí tiene que ser sacerdote.
4. Quien desempeñe el servicio de secretaría será miembro nato del consejo diocesano de pastoral. Sólo secretarios de comisión y decanales.
5. Cada comisión impulsa las acciones propias a través de las vocalías y personas correspondientes.
6. Los asesores de cada comisión, y/o vocales correspondientes, participan en los eventos y reuniones que se realicen a nivel diocesano, provincial o nacional. Ya venía en el tercer plan, pero hay que garantizar la interlocución con las instancias fuera de la diócesis (regional, nacional, etc.). Por lo menos de las comisiones de la CEM debe haber representante (tres tareas, sectorial, santidad). Los asesores de vocalías hasta ahora son miembros natos del consejo diocesano de pastoral. Las reuniones de cada área van a depender de cada vicario que la anime o desanime. Está claro que los integrantes de las comisiones sí necesitan un representante de cada decanato. Lo que se ha dicho es que las vocalías no deben empezar a pedir representantes decanales. Si en las personas de las vocalías que vamos a sugerir, se ve que ya hay representantes de decanatos, ya nada más se piden representantes de los decanatos faltantes. ¿Cómo se le haría para elegir a los representantes decanales? Porque hay unos que nunca van a las reuniones. Haciendo mucha oración. Es importante que los laicos motiven. Cuando son responsables, ellos mueven al asesor. Es obligatorio que haya de los 10 decanatos, pero no está prohibido que haya representantes de cada decanato en las vocalías.
Tener en cuenta si, a nivel diocesano, una comisión que puede estar integrada por un asesor religiosa, sacerdote o laico; si alguien logra la representatividad de los decanatos, es tiempo de meter a los laicos. En los equipos actuales, pensar en un futuro, si su vocalía quiere tener un laico o religiosa de cada decanato, puede hacerlo. Ya no habría ese ausentismo. Puede ser que no sean sacerdotes los 10, pero sí laicos o religiosos.
Conviene tener un suplente o alguien de enlace. Falta clarificar la función del decano auxiliar. Unos son como dos decanos, otros como preparación para ser decano, otros como suplente del decano. Falta definir el perfil del decano auxiliar. ¿Las comisiones diocesanas, como pastoral vocacional, dónde entran? Cuando entre en vigencia el plan, el Sr. Obispo dirá qué entra y qué no al CDP. También manifestaba que valía la pena que, quien presta un servicio, acompañe al menos un año al que inicia como etapa de transición.